Na de verplichte lockdowns tijdens de pandemie veranderde onze werkomgeving compleet. We ruilden onze dagelijkse uren op kantoor voor de moderne werkplek: werken waar we maar willen. In realiteit resulteert dit voornamelijk in hybride werken, namelijk een combinatie van thuiswerk en op kantoor werken. Eén van de vereisten is natuurlijk dat jouw werknemers ook gemakkelijk thuis kunnen werken.
Het lijkt ons waardevol om jullie in te lichten wat de beste manieren zijn om succesvol thuiswerk te verrichten. Zo is er weinig impact op de bedrijfsproductiviteit. Integendeel, vaak zien we zelfs een stijging in de productiviteit. Maar dit betekent niet dat het eenvoudig zal zijn. Een omschakeling naar een thuiswerkcultuur met weinig tijd om nieuwe applicaties of beleidsmaatregelen te implementeren, verloopt soms chaotisch. Schaaf jouw kennis dus wat bij en lees onze tips voor een succesvolle thuiswerkcultuur.
Maak gebruik van de tools die beschikbaar zijn voor thuiswerk
Veel bedrijven hebben intussen toegang tot uniforme communicatietools. Jammer genoeg worden deze niet optimaal benut. Eén van de meest voorkomende en effectieve toepassingen is Microsoft Teams. De volledige Teams-oplossing is inbegrepen bij alle Microsoft 365-abonnementen van Business Premium of hoger. Er zijn zelfs gratis niveaus die je kan gebruiken om aan de slag te gaan.
Microsoft Teams bevat een reeks functies om jouw organisatie productief te houden terwijl iedereen thuis werkt, waaronder:
- Livechat en samenwerkingsfuncties om communicatielijnen open te houden
- Ingebouwde videogespreksmogelijkheden om vergaderingen door te laten gaan
- Verbonden apps om samen aan bestanden te werken
- Integratie met derden voor een breed scala aan apps en plug-ins
Bij Direct staat Microsoft Teams centraal, waarbij de meeste vergaderingen zowel intern als extern worden opgezet en alle bestanden toegankelijk zijn via integratie met SharePoint. Onze collega’s communiceren en werken gemakkelijk samen, waar ze zich ook bevinden. Het perfecte voorbeeld is onze vlotte samenwerking met onze collega’s op het Afrikaanse eiland Mauritius.
Communicatie is de sleutel tot succes
Door personeel op afstand te laten werken, wordt communicatie nog meer cruciaal dan voorheen. Het is gemakkelijk voor teamleden om zich snel geïsoleerd te voelen wanneer ze gewend waren aan de aanwezigheid van sociaal contact op kantoor.
Organiseer daarom tijdens het thuiswerk regelmatig een inhaalgesprek. Bijvoorbeeld: zorg elke dag voor een vaste tijd waarop alle leden van een team kunnen ‘chatten’ en hun takenlijst kunnen delen, geplande vergaderingen en recente updates of prestaties. Dit kan een groot verschil maken voor het moreel van een team op afstand.
Bedenk hoe teams anders werken
Het gebruik van technologie om op afstand te werken, kan voor velen een tweede natuur zijn. Vaak zijn dit de meer technisch onderlegde afdelingen en personeelsleden die voorheen al applicaties zoals Microsoft Teams gebruikten om samen aan taken te werken en te communiceren.
Anderen hebben wellicht een periode van aanpassing nodig om thuiswerken doeltreffend te maken. Aanvullende ondersteuning en opleiding zorgt ervoor dat ook zij productief zijn. Het is belangrijk dat iedereen de juiste tools krijgt die ze nodig heeft. Ook deze werknemers in staat stellen om zich op korte termijn aan te kunnen passen, zal op lange termijn lonen.
Maak van beveiliging jouw eerste prioriteit
Wanneer medewerkers op afstand gaan werken, maken ze verbinding via netwerken die niet door het bedrijf worden geleverd of beheerd. Dit kan de risico’s van hun werk vergroten. Je moet dus over de juiste tools en het beleid beschikken om je hiertegen te beschermen:
Zorg er dus steeds voor dat je alles onder controle hebt, voordat je van werkomgeving verandert.
- Het loont al om eenvoudige stappen te nemen, zoals het inschakelen van multi-factor authenticatie voor alle gebruikers.
- Ook up-to-date firewalls, apparaatversleuteling, webfiltering en andere toegepaste beveiligingsmaatregelen zijn geen overbodige luxe.
- Stel een duidelijk beleid in voor het werken op openbare Wi-Fi-netwerken en voeg waar mogelijk versleutelde VPN’s toe, zodat gevoelige informatie niet toegankelijk is op open netwerken. Het bieden van een veilige werkplek, zowel op kantoor als daarbuiten, moet een prioriteit zijn voor het bedrijf.
- Deze stappen moeten worden ondersteund door regelmatige training en updates van beveiligingsbewustzijn voor het personeel.
Extra tip: Werken jouw werknemers nog steeds in het uitzondelijke geval enkel vanop afstand? Maak dan een duidelijk document van één pagina dat het belangrijkste beveiligingsbeleid en de verwachtingen voor jouw organisatie op één lijn brengt.
Conclusie
Sinds de pandemie is thuiswerk en hybride werken eerder een regel geworden dan de uitzondering. Om dat vlot te laten verlopen, is een naadloze integratie van communicatie- en werktools een must. Maar ook je werknemers zelf moeten zich vlot kunnen aanpassen aan deze manier van werken. Met deze tips geraak je alvast een heuse stap verder in de thuiswerkcultuur.
