Een druk advocatenkantoor is zo goed als verplicht om alle tools en productiviteitshacks te benutten. Vanuit het onderwerp IT hebben we het dan concreet over SaaS applicaties, cloud diensten en een varia aan andere optimalisaties.
In deze blog hebben we het over Microsoft 365, de belangrijkste productiviteitsoplossing voor de legal industrie. Een oplossing die omarmt is door bedrijven over alle sectoren heen. Maar waarom is dit nu zo interessant voor bedrijven in de legal sector?
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 is een van de populairste Software as a Service (SaaS)-pakketten voor thuis en zakelijk gebruik, zowel online als op de desktop. Dankzij het aanpassingsvermogen veroverde Microsoft 365 na de release in 2010 al snel een vaste stek in bedrijfskantoren en op laptops. Deze software biedt niet alleen een verscheidenheid aan alternatieven voor het ondersteunen van bedrijfsfunctionaliteit, maar het wordt ook regelmatig geüpgraded en verbeterd om up-to-date te blijven. Met andere woorden, uw juridische onderneming beschikt altijd over de meest recente versie zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.
Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft OneNote en Microsoft Outlook zijn de vijf belangrijkste programma’s die samen de belangrijkste functies van deze cloud-gebaseerde software vormen. Gebruikers hebben echter toegang tot een verscheidenheid aan webgebaseerde tools die advocaten kunnen gebruiken op meerdere platforms en apparaten buiten deze toepassingen, en vandaag gaan we het hebben over drie van hen.
- Teams
- OneDrive
- SharePoint
1. Microsoft Teams
Teams vergemakkelijkt groepscommunicatie en samenwerking. Het is in de kern een programma voor groepschat en instant messaging, maar het is ook nauw verbonden met de rest van Microsoft Office en kan dienen als een centraal dashboard voor uw rechtspraktijk.
2. OneDrive
OneDrive is een eenvoudige en veilige cloud-opslagoplossing. OneDrive vervangt uw on-premise bestandsserver en fungeert als één centraal bestandssysteem voor uw hele kantoor. De meeste advocatenkantoren maken top-level mappen voor elke cliënt of onderwerp.
3. SharePoint
Met SharePoint kunt u sites bouwen die bibliotheken ( mappen om in uw bedrijf te delen ), lijsten en andere inhoud kunnen bevatten ( voor elk soort informatie, inclusief cliënten, contactpersonen en zaken ). SharePoint wordt vaak gebruikt om een intranet of gateway te bouwen voor uw advocatenkantoor.
Deze tools vormen de ruggengraat van de technologie van uw bedrijf, een set van tools die iedereen in uw bedrijf kan gebruiken.
Is het veilig voor advocaten om Microsoft 365 te gebruiken?
Hoewel dat verleidelijk klinkt, blijft de vraag: Hoe veilig zijn cloud-gebaseerde apps zoals Microsoft Office 365? Is het mogelijk voor advocaten om cliëntgegevens op te slaan in de cloud zonder ethische regels te overtreden?
Elke advocaat is het aan zijn cliënten verplicht om redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om de persoonlijke gegevens van hun cliënten te beschermen. De meeste commerciële platformsen bieden vandaag de dag een veel betere beveiliging van gegevens en stabiliteit van het systeem dan oudere on-premise / server-based systemen.
De American Bar Association stelt:
“De meeste angsten over het toevertrouwen van cliëntinformatie aan ‘het internet’ zijn misplaatst. Een misvatting is dat cliëntinformatie kan worden onderschept wanneer deze over het internet wordt getransporteerd. Moderne versleuteling is zo ver ontwikkeld dat deze onbreekbaar is. Cloudbedrijven begrijpen dat hun reputatie op het gebied van de bescherming van klantgegevens van cruciaal belang is. Eén inbreuk op de beveiliging zou hen duur komen te staan. Uw klantgegevens zijn veiliger opgeslagen op een gerenommeerde, professioneel beheerde cloudserver dan op uw kantoorcomputers.”
Microsoft 365 is gebouwd op top-of-the-line cloudinfrastructuur en -beveiliging. De mate van bescherming en redundantie die Office 365 biedt, is echter afhankelijk van de editie en het pakket van uw keuze. Instap-edities van Microsoft omvatten bijvoorbeeld geen gegevensbehoud en geografisch redundante back-ups.
De voordelen van Microsoft 365 voor advocatenkantoren
Advocatenkantoren migreren van on-premise servers en software naar cloud-gebaseerde oplossingen. Microsoft 365 in het bijzonder biedt specifieke voordelen voor advocaten en advocatenkantoren.
A. Opslag van documenten
Uw bedrijf eist veilige gegevensopslag en -beheer. Uw Microsoft 365 account kan uw documenten veilig beveiligen binnen de applicatie, inclusief e-mails, contracten, Word documenten, Excel werkmappen, en meer. Uw bedrijf zal ook profiteren van samenwerkingsmogelijkheden waarmee uw personeel veilig bestanden kan bewerken, volgen en wijzigen vanaf elke locatie en op elk gewenst moment.
SharePoint, OneDrive, Exchange, Outlook en Power Bi behoren tot de oplossingen voor documentopslag van Microsoft Office 365.
Stel, John is een advocaat die bij uw bedrijf werkt. Hij werkt al meer dan een week aan een zaak en heeft alles klaargezet. Op dit moment is hij op weg om zijn cliënt te ontmoeten. Maar tot zijn verbazing is hij een aantal zeer belangrijke documenten vergeten. Er zijn hier twee scenario’s:
John’s bedrijf heeft Microsoft 365, en alle documenten worden opgeslagen op meerdere apps. Dus hij hoeft alleen maar zijn tablet te pakken en de dag te redden.
John moet de vergadering afzeggen en een andere plannen, wat u tijd en middelen kost, en niet te vergeten de reputatie van uw bedrijf schaadt. En we begrijpen het; iedereen mag fouten maken. We zijn geen machines. Maar zou u bereid zijn dat risico te nemen met de cliënten van vandaag?
B. Efficiënte workflow
Uw team streeft er altijd naar om uw klanten een uitstekende service te bieden. Omdat planningen veranderen en collega’s verschillende rollen en verantwoordelijkheden hebben, moet de ervaring van het delen, beheren en integreren van workflows van topkwaliteit zijn. De mogelijkheden van Microsoft Office 365 zorgen voor naadloze samenwerking op project-, taak- en juridisch gebied.
C. Altijd en overal toegang en samenwerking
Advocaten werken zowel binnen als buiten het kantoor. Het is van vitaal belang voor zowel u als het succes van uw cliënt om onderweg toegang te hebben tot bijgewerkte bestanden. Met Microsoft 365 beschikt uw juridische team over alle middelen die ze nodig hebben, waar en wanneer ze die nodig hebben.
D. Beter beheer van klantenrelaties
Elk klantrelatiebeheersysteem is een cruciaal onderdeel van uw groeistrategie op lange termijn. SharePoint en Dynamics zijn twee diensten die uw bedrijf ten goede komen. Deze apps helpen uw team bij het opslaan, beheren en traceren van klantinteracties. Binnen een advocatenkantoor kan uw CRM u ook helpen om meer cliënten te werven.
E. Verbeterde beveiliging
Advocatenkantoren moeten garanderen dat ze compliant zijn en dat alle documenten correct worden gedistribueerd naar teamleden en cliënten. Microsoft 365 is een technologische oplossing die u kan helpen kosten te besparen, factureerbare uren te verbeteren en van overal te werken.
Volgens Microsoft,
“Microsoft 365 voldoet aan industrienormen van wereldklasse, waaronder ISO 27001, EU-modelclausules, HIPAA BAA en FISMA. Het heeft ingebouwde mogelijkheden zoals machtigingen, versiebeheer, eDiscovery en records management om ervoor te zorgen dat documenten worden beheerd, gecontroleerd, gearchiveerd en op één plaats kunnen worden opgehaald met minder overhead.”
Conclusie
Microsoft 365 heeft veel te bieden op het gebied van oplossingen voor advocatenkantoren, dankzij alle verschillende diensten die het omvat. Dit SaaS-bedrijf heeft genoeg flexibiliteit en functies om advocatenkantoren te helpen dingen gedaan te krijgen.
Hoewel advocatenkantoren altijd waakzaam moeten zijn op het gebied van beveiliging, is Microsoft een bekende cloud service provider die achter zijn beveiligingsinspanningen lijkt te staan, inclusief spam- en phishing-preventie, en het belang van privacy en beveiliging voor de advocatensector erkent.
