Uit ervaring weet je dat een moment vinden waarop iedereen samen kan vergaderen soms wéken kan duren. Dat is verleden tijd met Findtime.
FindTime is een Microsoft Outlook add-in waarmee je snel tijd kunt vinden om met anderen te vergaderen. FindTime helpt je bij het vinden van momenten om te vergaderen: Door de beschikbare vrije en bezette gegevens van de deelnemers te bekijken, wordt er een poll gecreërd waarin genodigden kunnen stemmen op de tijden die jij voorstelt. De genodigden kunnen zelf ook nieuwe tijden voorstellen.
Deze add-in zorgt voor vermindering van het mailverkeer en efficiëntie tijdens het plannen. In deze blog bekijken we hoe je FindTime installeert, gebruikt en beantwoorden we enkele veelgestelde vragen.
1. Open jouw Outlook en klik rechtsboven op Invoegtoepassingen downloaden (Get Add-ins)
2. Klik op het zoekveld, typ “FindTime” en druk op enter
3. Klik vervolgens op Toevoegen en daarna op doorgaan. De toepassing wordt nu geïnstalleerd.
4. Je vindt de toepassing “Reply with Meeting Poll” nu rechtsboven terug.
Je kan nu FindTime gebruiken tijdens:
Het lezen van inkomende e-mails
Het opstellen van e-mails
Tijdens het lezen van de uitnodiging voor een vergadering
Bij het opstellen van de uitnodiging voor een vergadering
Maak een nieuw e-mailbericht of selecteer een e-mailbericht om op te reageren.
Vermeld de mensen die vereist zijn voor de vergadering in “Aan” en optionele deelnemers in CC.
Bij de FindTime poll wordt er enkel rekening gehouden met de stem van de mensen die vereist zijn in de vergadering. Zodra alle vereiste deelnemers hebben gestemd, zal de poll een consensus en wordt de gepland.
Selecteer op het tabblad “Start” de optie Beantwoorden met vergaderingspeiling (Reply with Meeting Poll / FindTime)
Selecteer de vergaderinstellingen:
FindTime kijkt naar de planning van de deelnemers (indien beschikbaar) en suggereert geschikte vergadertijden.
Gebruik de koppelingen om de vergaderingsopties te sorteren.
Beschikbaarheid: De beste opties (tijden waarop alle vereiste deelnemers beschikbaar zijn) worden het eerst vermeld. Factoren die worden gebruikt om de beste opties te bepalen, zijn onder meer het aantal beschikbare deelnemers, het aantal vereiste en optionele deelnemers dat beschikbaar is, of conflicterende deelnemers voorlopige of bezet afspraken hebben in hun agenda.
Tijd: De opties worden chronologisch vermeld.U kunt met de pijlen door de dagen en maanden bladeren. Beschikbare dagen zijn groen onderstreept. Donkerder groen geeft dagen aan met de meeste opties en lichter groen en rood geeft de meeste conflicten aan. Weekenddagen worden gemarkeerd als werkuren niet zijn geselecteerd.
De pictogrammen voor personen laten zien of deelnemers aan een vergadering verplicht zijn en of ze beschikbaar zijn.
Je kan de pictogrammen gebruiken om meer informatie te krijgen.
Selecteer om het status vak van de deelnemer te openen.
Plaats de muisaanwijzer op het pictogram van elke persoon of bekijk de beschikbaarheidsgegevens.
Selecteer om jouw agenda te bekijken
Selecteer een paar geschikte vergadertijden.
Peilingen met 20 of minder suggesties bereiken waarschijnlijk overeenstemming.
Selecteer Volgende.
Voer de vergaderlocatie in.
Onlinevergaderingen zijn standaard ingeschakeld. Schakel het selectievakje Onlinevergadering in om deze uit te schakelen.
Wanneer Onlinevergadering is geselecteerd, wordt met FindTime een Skype voor Bedrijven of Microsoft Teams gepland. FindTime wordt gebruikt als het standaardkanaal voor onlinevergaderingen dat door jouw organisatie is ingesteld.
Selecteer Poll-instellingen en schakel de opties in of uit.
Opmerking: Je kan op dit moment nog steeds geselecteerde vergadertijden verwijderen door X te selecteren in de lijst Geselecteerde tijden.
Laat me weten over peilingsupdates: je ontvangt een e-mail telkens wanneer een deelnemer stemmen. Het bericht bevat de huidige peilingstatus en een optie om te plannen.
Plan wanneer deelnemers overeenstemming bereiken: een agendagebeurtenis wordt automatisch gepland als alle vereiste deelnemers vóór een bepaalde tijdoptie hebben gestemd. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, wordt de eerste optie gepland.
Geselecteerde tijden in mijn agenda in de wacht zetten: voor elke voorgestelde optie wordt een voorlopige gebeurtenis in jouw agenda geplaatst. Alle holds worden verwijderd wanneer de vergadering wordt gepland of de peiling wordt geannuleerd.
Vergrendel de peiling voor deelnemers: deelnemers kunnen geen nieuwe tijden voorstellen of andere deelnemers bewerken.
Deelnemers verplichten hun identiteit te verifiëren: om anonieme stem te voorkomen, moeten deelnemers worden geverifieerd voordat ze kunnen stemmen.
E-mailmeldingen in de FindTime-taal: de taal waarin je FindTime gebruikt, wordt gebruikt om verwante e-mailmeldingen te verzenden. Anders worden deze meldingen in het Engels verzonden.
Selecteer Invoegen om de e-mail te verzenden.
Met FindTime voeg je de voorgestelde vergadertijden in jouw e-mail in. Selecteer indien nodig Bewerkingsopties om de vergaderingsinstellingen te wijzigen.
Opmerking: Als je wijzigingen aanbrengt en de vergadertijden opnieuw inwijdt, moet je de oorspronkelijke uitnodiging handmatig verwijderen.
Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden en het stemproces te starten.
Je ontvangt een directe koppeling naar de stempagina voor jouw vergadering.
Kan ik een test verzenden?
Uiteraard. Je kan gemakkelijk een tweede persoonlijk e-mailadres gebruiken en een uitnodiging naar jezelf versturen als test.
Moeten de genodigden ook FindTime installeren?
Neen, genodige hoeven de add-in niet te hebben geïnstalleerd om te kunnen stemmen op vergadertijden. Uitnodigingen kunnen worden verzonden naar elk e-mailadres, inclusief Gmail, Yahoo!, en vergelijkbare providers.
Kan ik uitnodigingen verzenden naar mensen die geen Office 365 gebruiken?
Jazeker! Je kan een FindTime naar iedereen met een e-mailadres verzenden. Enkel de organisator moet Office 365 gebruiken en FindTime initialiseren via Outlook voor Windows, Outlook voor Mac of de webversie van Outlook.
1. Vind een gepast moment: FindTime toont welke dag en tijdstippen het beste passen voor jou en de uitgenodigden gebaseerd op vrije en bezette momenten.
2. Alle genodigden stemmen: Stel jouw verkozen tijdstippen voor aan alle genodigden en laat iedereen stemmen om snel tot een consesus te komen.
3. That’s it! FindTime zendt in jouw naam de uitnodiging uit waarover een consensus werd bereikt.