E-mailhandtekeningen zullen altijd als essentieel worden beschouwd voor doeltreffende communicatie. Ondanks de snelle groei, blijven sociale media een krachtige tool om een bedrijfsidentiteit te creëren en uw merk op de kaart te zetten bij een breed scala aan stakeholders. Aangezien er in de elektronische wereld geen visitekaartjes of schrijfblokken aanwezig zijn om uw contactinformatie te verschaffen, kan uw e-mailhandtekening een uitstekende tool zijn om dit doel te bereiken.
Voor we verder gaan, laat ons eerst omschrijven wat een e-mailhandtekening in zijn meest elementaire vorm is.
Simpel geformuleerd, is een e-mailhandtekening een groep woorden die zich aan het einde van een e-mail bevinden. Dit kan automatisch ingegeven worden of door middel van een muisklik. Beschouw het als uw online visitekaartje dat alle nodige bedrijfsinformatie, zoals naam, telefoonnummer en adres bevat voor de ontvangers.
Het feit dat e-mail door zoveel mensen wereldwijd wordt gebruikt, toont aan hoe waardevol de marketingmogelijkheden zijn voor bedrijven. Volgens de studie van de Radicati Group in 2017, zijn er meer dan 3,7 miljard e-mailgebruikers over de hele wereld, met een verwachte groei van 4,4% in de komende vier jaar. Die gebruikers versturen ongeveer 269 miljard e-mails per dag en maken gebruik van de enorme capaciteit van e-mailmarketing om hun merk aan diverse stakeholders te tonen. E-mailhandtekeningen worden niet langer gezien als een gebrekkige tool van succesvolle bedrijven. Ze zien volledig het belang ervan in en gebruiken het om nieuwe relaties aan te trekken en op te bouwen met nieuwe potentiële klanten. Dit artikel gaat verder in op de reden waarom het belangrijk is voor bedrijven om een professionele e-mailhandtekening te gebruiken bij hun e-mailmarketing.
Gerenommeerde bedrijven die de aandacht willen trekken van een grote groep klanten moeten een aantal technieken en strategieën toepassen. Ze houden grote marketingcampagnes en gebruiken regelmatig e-mailplatformen om te communiceren met hun klanten. Bedrijven dienen e-mailhandtekeningen in hun e-mailcampagnes te integreren om hun producten en diensten op een effectieve manier op de kaart te zetten. Het verschaft niet enkel belangrijke bedrijfsinformatie maar het vertegenwoordigt ook de boodschap van het merk op professionele wijze.
E-mailhandtekeningen kunnen ook bijdragen tot de merkherkenning van een specifiek team van een bedrijf. Wanneer een team wordt opgesteld om samen te werken aan een specifiek project, kunnen ze een eigen merk creëren en dat merk gebruiken bij het verzenden van e-mails, zowel intern als extern.
Digitale marketeers maken veel gebruik van e-mailmarketing om hun bedrijf te promoten. Het is dan wel eenvoudig en goedkoop, maar wat is het nut van e-mailmarketing als het niet aantrekkelijk is? Een e-mailhandtekening bundelt alle bedrijfsinformatie, zoals contactgegevens, bezoekadres, bedrijfslogo en de link naar de website, samen op één plaats.
Bedrijven hebben regelmatig tastbare visitekaartjes nodig. Ze zijn handig wanneer een individu of groep mensen worden voorgesteld aan hun bedrijf. Een visitekaartje stelt eveneens het bedrijf voor aan mensen buiten de organisatie.
In de digitale wereld, is een e-mailhandtekening een uitstekend alternatief voor een visitekaartje. Het is een methode om uw bedrijf te vertegenwoordigen en contact te leggen met klanten om relevante informatie over te brengen.
E-mailhandtekeningen voorzien ontvangers ook van snelle links. Het maakt het ontvangers makkelijk om de meest belangrijke informatie te verkrijgen op één kleine handige plaats. U kunt ook de informatie en links in de handtekening aanpassen zodat die meer afgestemd zijn op de noden van de doelgroep. Door het telefoonnummer van het bedrijf toe te voegen, personaliseert u de communicatie. Elke potentiële klant kan via een muisklik telefonisch contact opnemen. Links naar de sociale media en YouTubekanalen van een bedrijf laten klanten ook toe om op een meer persoonlijk niveau te communiceren.
Hoewel een sterke e-mailmarketing gesteund op een e-mailhandtekening essentieel is, kunt u deze versterken met tools als CRM en software voor contactbeheer, waarmee u de verkoop kunt volgen en informatie over klanten en verkopers kunt beheren.
Een geslaagde e-mailhandtekening bevat volgende factoren:
Een goed ontworpen e-mailhandtekening ordent alle informatie in een doeltreffende hiërarchie en zorgt voor een duidelijke merkcommunicatie. Het bevat eveneens consistente lettertypen en kleuren. Aangezien de meeste ontvangers e-mails via een smartphone lezen, dient u zich eveneens te richten op een ontwerp voor gsm’s.
Elke werknemer dient dezelfde lay-out toe te passen op de e-mailhandtekening. De handtekening moet hetzelfde bedrijfslogo en dezelfde kleuren bevatten die gebruikt worden in de brochures, visitekaartjes en de website. Wanneer er sprake is van consistentie, versterkt elke e-mail die een werknemer verstuurt het merk en de identiteit van uw bedrijf.
Het kost bijna niets om een e-mailhandtekening te gebruiken om zo uw sociale kanalen te promoten. Zorg ervoor dat u alleen kanalen opneemt waar u sterk aanwezig bent en bedrijfsgerelateerde inhoud bevatten. Door links naar uw sociale mediaplatformen zoals LinkedIn, Twitter en Facebook toe te voegen, kunnen ontvangers makkelijk contact met u opnemen of waardevolle informatie terugvinden over uw bedrijf.
Bepaalde voorschriften kunnen vereisen dat u bij elke e-mail een juridische disclaimer toevoegt. Dit laatste kan vertrouwelijkheid of auteursrecht op specifieke informatie omvatten. U dient geen juridische disclaimer toe te voegen in elke e-mail die u verstuurt als die al geïntegreerd is in uw e-mailhandtekening.
Zorg ervoor dat uw e-mailhandtekening alle basiselementen bevat, maar overdrijf niet. Het dient de bedrijfsnaam te bevatten alsook uw functie, telefoonnummer, website URL en bedrijfslogo. U kunt ook afbeeldingen, links naar sociale mediaplatformen en juridische disclaimers toevoegen maar gebruik niet te veel tekst of links.
Cloud computing heeft echt een vliegende start genomen als de go-to service voor duizenden bedrijven over de hele wereld; dit heeft de ontwikkeling van cloud-gebaseerde diensten drastisch doen toenemen. Er zijn veel verschillende clouddiensten beschikbaar voor zakelijke doeleinden, zoals het beheren en creëren van uw e-mailhandtekeningen van Microsoft 365 (voorheen Office 365) van uw bedrijf, toegang tot Microsoft Office-programma’s vanaf elk apparaat alsook het beheren en creëren van al uw sociale media-accounts op één plaats.
Exclaimer Cloud Signature voor Office 365 is de toonaangevende clouddienst voor het gecentraliseerd beheren van Microsoft 365-handtekeningen. Het biedt dezelfde voordelen aan als oplossingen voor uw e-mailhandtekeningen gebaseerd op lokale servers, maar dan vanuit de cloud van Microsoft.
Hier volgen enkele voordelen:
Door een e-mailhandtekening toe te voegen aan het eind van uw mail, voegt u een vleugje professionaliteit aan uw e-mails toe en geeft het uw klanten de indruk dat ze met een gerenommeerd bedrijf omgaan. Het dient als visitekaartje of briefhoofd, dus doe er uw voordeel mee.
Interesse? Of heb je een vraag? Neem contact op!